MENU Strona główna Kim jesteśmy Oferta Kariera Video dla Deweloperów Podcasty Aktualności Blog Baza wiedzy Kontakt

O jakie zapisy w umowie najmu mieszkania powinien zadbać właściciel, aby zabezpieczyć swoje interesy?

  1. Home
  2. >
  3. Blog
  4. >
  5. Blog
  6. >
  7. O jakie zapisy w...

Umowa najmu mieszkania – co powinna zawierać, na co zwrócić uwagę?

Mimo, że umowa najmu lokalu mieszkalnego wydaje się być prosta, a Internet pełen jest wzorów, to znaczna część z nich jest błędna. Dlaczego? Gdyż wynajmując lokal na cele mieszkaniowe, często zapominamy o prawach i obowiązkach z ustawy o ochronie praw lokatorów, a do tego umowy nie odpowiadają aktualnym potrzebom, a przecież zawierane są na złe czasy, a nie dobre!

Specjalista naszej Kancelarii wyjaśna, jakie dane należy zawrzeć w umowie, omawia znaczenie określenia przedmiotu umowy i podpowiedział, opisuje jak rozwiązać kwestie związane z zawarciem odpowiedniej polisy. Ponadto w artykule nie zabrakło odniesienia do przepisów chroniących prawa lokatora oraz zapisów pozwalających na zminimalizowanie ryzyka w przypadku sporu między stronami.

Na co zwrócić uwagę przy umowie najmu?

Pandemia oraz rozkręcająca się inflacja spowodowały, iż bardzo chętnie inwestujemy w nieruchomości. Szczególnie w lokale mieszkalne na rynku pierwotnym. Większość inwestorów kupuje mieszkania z zamiarem ich dalszego wynajęcia. Pomimo, iż pandemia i lockdown-y osłabiły sektor najmu, to wydaje się, iż powoli odradza się on na nowo. Tym bardziej ważne jest, aby w tych niepewnych czasach, grożących kolejnych falach zachorowań i obostrzeń, starannie zabezpieczyć swoje interesy. Podstawą tego jest właściwa umowa najmu, która z jednej strony zawiera elementy wymagane przez prawo, a z drugiej odpowiada aktualnym potrzebom rynkowym i biznesowym.

Jednym z najpowszechniejszych błędów umów najmu lokali mieszkalnych wynajmowanych osobom fizycznym jest pominięcie w jej treści obowiązków i regulacji zawartych w Ustawie z 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego. Przepisy tej ustawy zgoła odmiennie niż Kodeks Cywilny regulują między innymi tak istotne kwestie jak podstawy wypowiedzenia umowy oraz okresy wypowiedzenia. Jednocześnie w umowach często zapominamy o uregulowaniu kwestii, które mają istotny wpływ na jej wykonanie oraz rozliczenie opłat i kosztów.

Zatem jak powinna wyglądać bezpieczna umowa najmu mieskzania z osoba fizyczną?

Strony umowy, jakie dane powinniśmy wskazać.

Pomimo, że umieszczenie w komparycji umowy danych jej stron wydaje się proste i oczywiste, to często umowy nie zawierają istotnych informacji lub zawierają dane zbędne, których uzyskiwanie może być nawet niezgodne z przepisami o ochronie praw osobowych. Wobec tego jakie dane powinniśmy uzyskać? W przypadku osób fizycznych wystarczającym wydaje się wskazanie imienia, nazwiska, numeru PESEL oraz adresu zamieszkania. Do czego numer PESEL? Po pierwsze jest to nasz unikalny numer identyfikacyjny, dzięki któremu nie ma możliwości pomylenia osoby z uwagi na zbieżność innych danych. Po wtóre numer PESEL będzie nam konieczny w przypadku zaistnienia sporu sądowego. Składając pozew zobowiązani jesteśmy wskazać PESEL pozwanego. Z kolei jego brak nastręczy nam wiele problemów, a jego późniejsze uzyskanie będzie wymagało poświęcenia niepotrzebnego czasu i kosztów. Ponadto posiadając PESEL będziemy mogli np. wpisać nieuczciwego najemcę do rejestru dłużników biura informacji gospodarczej tzw. BIG-u, co często powoduje spłatę zadłużenia i pominięcie kosztownego procesu sądowego.

Mieszkanie zakupione pod wynajem może być dobrą inwestycją, ale pod warunkiem, że umowa podpisywana z najemcami będzie odpowiednio skonstruowana.

Nie ma natomiast żadnych podstaw i sensu wpisanie w umowie danych dokumentu tożsamości – dowodu osobistego, czy paszportu, szczególnie że dokumenty mają swój okres ważności, czy można je wymienić, co spowoduje nadanie nowego numeru dokumentowi. Nie mniej warto, aby zawierając umowę druga strona okazała dowód osobisty w celu potwierdzenia swoich danych osobowych. Odmowa w tym zakresie z góry powinna skutkować rezygnacją z zawarcia umowy, gdyż będzie oznaczała, że kontrahent ma coś do ukrycia lub nie jest osobą, za którą się podaje. Okazanie dowodu nie będzie konieczne, w przypadku, gdy umowa będzie zawierana w formie aktu notarialnego lub z notarialnie poświadczonymi podpisami. Wtedy to notariusz zobowiązany jest do potwierdzenia tożsamości stron.

Jakie inne dane warto wskazać? Przede wszystkim adres e-mail, za pośrednictwem którego będziemy się kontaktować. W tym prześlemy rachunki, faktury, będziemy informować o istotnych kwestiach i okolicznościach jak np. awarie czy remonty. Podanie adresu e-mail może mieć niebagatelne znacznie przy udowadnianiu w sądzie np. skuteczności poinformowania strony o niemożności korzystania z lokalu, opłatach, rozliczeniach itd.

Jeżeli umowa jest zawierana przez pełnomocnika to winien on okazać stosowne pełnomocnictwo. Dobrze, aby jego kopia stanowiła załącznik do umowy, aby w każdym czasie można do niego wrócić. Ponadto należy dokładnie sprawdzić zakres pełnomocnictwa. Pomimo, iż zawarcie umowy najmu tego nie wymaga najlepiej, gdyby pełnomocnictwo miało formę aktu notarialnego. Wtedy w zasadzie będziemy mieli pewność, że jest ono prawdziwe i skuteczne.

Natomiast jednocześnie należy pamiętać, iż wszystkie opisane wyżej dane stanowią dane osobowe. Dlatego, jeżeli jedną ze stron umowy jest przedsiębiorca, w tym nawet osoba fizyczna, a umowę zawiera na potrzeby swojego przedsiębiorstwa, to umowa winna zawierać klauzule dotyczącą ochrony danych osobowych drugiej strony, jak osoby fizycznej. Chodzi tu głównie o realizację obowiązków informacyjnych wynikających z RODO, czy dalszego powierzenia i przetwarzania danych osobowych.

umowa deweloperska

Przedmiot najmu

Jednym z najistotniejszych elementów umowy najmu lokalu mieszkalnego jest precyzyjne określenie jego przedmiotu. W tym celu powinniśmy zawrzeć w umowie adres i numer lokalu, numer księgi wieczystej (o ile została założona), pomieszczenia i przedmioty do niego przynależne oraz ich ewentualną numeracje – komórki lokatorskie, miejsca postojowe, tarasy, balkony, liczniki, stojaki rowerowe, dostęp do wspólnych siłowni, rowerowni itp.

Pamiętajmy, aby umowa jasno określała, czy wynajmujący jest właścicielem lokalu czy jego uprawnienie do wynajęcia wynika z innego tytułu prawnego, a jeżeli tak to z jakiego. Może to być np. najem, dzierżawa, użytkowanie, leasing. W takim wypadku warto przed zawarciem umowy sprawdzić ten tytuł, a dokument, z którego wynika, wręcz załączyć do umowy. Analogicznie winno się postąpić w przypadku, gdy prawo własności nie zostało jeszcze ujawnione w księdze wieczystej lub wynika ze specyficznych praw spółdzielczych.

Oprócz opisu położenia i uprawnień wynajmującego do lokalu, nie zapominajmy o szczegółowym opisie jego stanu technicznego oraz wyposażenia. Tę kwestię możemy sobie ułatwić wykonując fotografię lokalu. Nie mniej w przypadku, jeżeli przekazanie lokalu następuję po dłuższym czasie od zawarcia umowy, dla bezpieczeństwa w umowie należy jasno określić co będzie znajdowało się w lokalu w chwili przekazania i w jakim będzie stanie. W takim wypadku przekazanie lokalu i jego stan warto opisać w protokole przekazania, jednocześnie wskazując stan zużycia lokalu, prace niezbędne do wykonania (np. malowanie, wymiana drzwi, mebli, podłogi itd.), a także stany liczników. Jeżeli natomiast umowa zawierana jest w chwili przekazywania informacji, dane te mogą stanowić element umowy.

Wydając lokal opiszmy wszelkie przedmioty wydawane wraz z nim. Począwszy od kluczy, kody, chipy, piloty, a także meble, urządzenia elektroniczne, sanitarne, RTV, AGD itd. Czym dokładniejszy opis, tym łatwiej będzie udowodnić swoje racje w razie sporu. Dlatego zróbmy zdjęcia. Wydrukujmy i niech obie strony podpiszą się pod zdjęciami, wskazując, iż określają one aktualny stan lokalu. Pamiętajmy złotą zasadę umów. Umowy pisze się na złe czasy, a nie na dobre!

Kiedy już określiliśmy lokal i jego stan, powinniśmy sprecyzować, która ze stron umowy będzie ponosiła koszty jego zużycia. Pomimo, iż zarówno Kodeks Cywilny jak i Ustawa o ochronie praw lokatorów, określają obowiązki stron w tym zakresie, tę akurat kwestie strony mogą zmodyfikować w ramach umowy. Dlatego moim zdaniem umowa powinna wskazywać wprost, iż koszty utrzymania i naprawy wyposażenia lokalu ponosi najemca, chyba że są one skutkiem okoliczności z nimi niezwiązanych, jak inne awarie czy okoliczności niezależne np. zalanie przez sąsiada. Wydaje się słuszną zasada, aby za skutki korzystania z rzeczy odpowiadał ten, który z nich korzysta, czyli właśnie najemca. Obowiązek ten można rozciągnąć także na większe naprawy i remonty dotyczące chociażby podłóg, okien czy instalacji. Zapis ten ma dwa uzasadnienia. Pierwsze ułatwiamy sobie dochodzenie zasadności roszczeń w przyszłości. Po wtóre ma działanie prewencyjne. Korzystający mając świadomości odpowiedzialność za rzeczy, zazwyczaj traktuje je z większą dbałością.

Analizując kwestię wyposażania lokalu i jego zużycia czy zniszczenia, należy także rozważyć kwestię zawarcia polisy ubezpieczeniowej lokalu. Szczególnie jeżeli właściciel lokalu, przekazuje go wraz z wartościowym wyposażeniem. W takim wypadku wręcz niezbędnym wydaje się ubezpieczenie lokalu oraz jego zawartości od włamania, kradzieży, zniszczenia, uszkodzenia, pożaru, zalania czy innych zdarzeń losowych lub zawinionych. Chodzi tutaj także o szkody wyrządzone przez korzystającego sąsiadom np. poprzez zalanie czy pożar. Do oceny stron pozostaje, która z nich ma zawrzeć i opłacać polisę. Aczkolwiek rozwiązaniem prostszym i rozsądniejszym jest, aby to właściciel zawarł polisę ubezpieczeniową na siebie, a jej kosztami obciążył najemcę, czy to w czynszu czy jako opłata dodatkowa. Takie rozwiązanie daje gwarancje ciągłości polisy i pozbawia nas konieczności opisywania  w umowie sytuacji na wypadek jej nie zawarcia czy nieprzedłużenia, jak wypowiedzenia, odstąpienia od umowy itd.

Okres trwania i wypowiedzenie

Kolejnym bardzo ważnym elementem umowy jest jednoznaczne określenie okresu jej trwania, czyli czy zostaje zawarta na czas nieokreślony czy określony, a jeżeli określony, to jak długi? Osobiście rekomenduje, aby umowy najmu lokali mieszkalnych z osobami fizycznymi zawierać na czas określony, co wynika z daleko idących trudności ich wypowiedzenia w przypadku umów na czas nieokreślony. Tak przynajmniej mamy pewność, iż z datą wskazaną w umowie, umowa ta wygaśnie.

W zakresie wypowiedzenia umowy mamy właśnie do czynienia z przepisami Ustawy o ochronie praw lokatorów. Pamiętajmy, że ustawa ta sprzyja najemcą, bardzo mocno ograniczając możliwość wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego osobie fizycznej tzw. lokatorowi. Niezależnie od tego, co zawierają wzory umów najmu, zgodnie z art. 11 opisywanej ustawy, umowę te możemy wypowiedzieć w następujących przypadkach. Z miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca, jeżeli najemca korzysta z lokalu niezgodnie z umową lub przeznaczeniem lokalu, niszczy lub uszkadza lokal lub części wspólne lub narusza porządek domowy, pomimo uprzedniego pisemnego upomnienia, czy zalega z płatnościami za trzy okresy płatności !!! po wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego okresu na spłatę lub wynajął lub podnajął lokal bez zgody wynajmującego. Ustawa wskazuje także inne podstawy wypowiedzenia z jeszcze dłuższymi okresami wypowiedzenia jak np. niekorzystanie z lokalu przez ponad 12 miesięcy.

Tak skonstruowane zapisy ustawy powodują, że w zasadzie najemca zawsze może bezkarnie zalegać z płatnością czynszu za dwa miesiące, czy innymi opłatami za analogiczny okres. Dlatego pamiętajmy, aby roszczenia z umów najmu zabezpieczać kaucją. Ustawodawca w tym zakresie zezwala na pobranie kaucji nawet do wysokości dwunastokrotności miesięcznego czynszu – art. 6 Ustawy o ochronie praw lokatorów. Kaucja po pierwsze pozwoli odzyskać nieuiszczone przez najemcę czynsze i opłaty, a przede wszystkim ma działanie prewencyjne. Warunek uiszczenia przy zawieraniu umowy wyższej kaucji, z góry spowoduje, iż osoby niewypłacalne w większości nie będą chciały zawrzeć takiej umowy. Co więcej w umowie można zawrzeć zapis, iż kaucja powinna zostać opłacona najpóźniej na dzień przed przekazanie lokalu, a niespełnienie tego warunku, powoduje automatyczne rozwiązanie umowy. W przypadku, jeżeli kaucja przekazywana jest w gotówce, okoliczność ta powinna zostać potwierdzona w treści umowy lub na odrębnym dokumencie.

Inną kwestią jest, czy rozwiązaniem dla tak niekorzystnych postanowień umownych w zakresie możliwości wypowiedzenia umowy najmu będzie wprowadzenie innej instytucji prawnej, a mianowicie prawa do odstąpienia od umowy. Jest to prawo odmienne od wypowiedzenia, nieregulowane Ustawą o ochronie praw lokatorów. Tym samym można byłoby do umowy najmu wprowadzić zapisy uprawniające do odstąpienia od umowy np. w sytuacji nieuzupełnienia przez najemcę kaucji, jeżeli zaistniało prawa do skorzystania z niej, czyli zaległość w czynszu lub opłatach. Taki zapis zasadniczo zmusiłby najemcę, aby terminowo wywiązywał się z płatności. Pamiętajmy tylko, że postanowienia o odstąpieniu aby były ważne, należy w umowie wskazać termin na odstąpienie. Najlepiej określić ilość dni od zaistnienia podstawy odstąpienia.

Rozważając kwestię zakończenia umowy, warto także opisać w umowie, prawa i obowiązki stron na wypadek jej zakończenia. Chodzi tu między innymi o stan lokalu w jakim ma być zwrócony. Wydaje się, iż użycie powszechnego określenia – „w stanie uwzględniającym normalne zużycie”, jest już ogólnikowym archaizmem, który będzie nastręczał wiele problemów. Bo kto ma ocenić, co da facto oznacza to normalne zużycie i gdzie są jego granice? Dlatego starajmy się sprecyzować w umowie, iż lokal ma np. zostać odmalowany, a dopuszczalne są uszkodzenia takie jak drobne zadrapania czy zabrudzenia wyposażenia, które nie wpływają na możliwość korzystania i przeznaczenie lokalu i jego wyposażenia. Natomiast jakiekolwiek uszkodzenia uniemożliwiające lub utrudniające korzystanie z lokalu musza być usunięte przez najemcę, na jego koszt, w tym także z kaucji. Wzorem tutaj mogą być postanowienia umów długoterminowego najmu pojazdów. Analogicznie trzeba się odnieść do kwestii „ulepszeń” dokonanych przez najemcę. Dla bezpieczeństwa najlepiej, gdyby w umowie jasno wskazać, iż najemcy nie przysługują prawa do żądania roszczeń z tytułu ulepszeń, ewentualnie najemca będzie uprawniony do ich usunięcia na własny koszt i przewrócenia lokalu do stanu poprzedniego. Nie chodzi tutaj o to, aby być nieuczciwym czy niesprawiedliwym, ale żeby nie nastręczać stronom umowy problemów prawnych w przyszłości. Szczególnie, że zgodnie z dominującym orzecznictwem, wysokość roszczeń z tytułu ulepszeń lokalu nie stanowi koszt ich wykonania, a wzrost wartości lokalu nimi spowodowany.

Zwróćmy także uwagę na opisanie w umowie obowiązku najemcy opróżnienia lokalu z jego osób i rzeczy do dnia jej rozwiązania, pod rygorem zmagazynowania rzeczy na koszt i ryzyko najemcy.

Czynsz i opłaty

W umowie precyzyjnie opiszmy kwestię naliczania czynszu i rozliczeń opłat. Najlepiej, jeżeli czynsz zostanie wskazany jako jedna ryczałtowa kwota miesięczna. Rozbijanie opisu na czynsz per m2, jest zbędne i może być problematyczne w przyszłości. Szczególnie jeżeli okaże się, że powierzchnia lokalu jest nieco inna niż zakładana w umowie. Wskażmy także termin płatności oraz rachunek bankowy, na który mają być wykonywane przelewy. Płatność czynszu, jak była mowa wcześniej, zabezpieczmy kaucją. Analogicznie w przypadku innych opłat, jak np. opłaty do wspólnot mieszkaniowych, spółdzielni czy opłaty za media. Postarajmy się jak najdokładniej opisać te kwestię. Najprostszym rozwiązaniem jest, aby to najemca zawarł umowy na dostawę mediów, gdyż ewentualne opóźnienia w opłatach spowodują konsekwencje bezpośrednio ze strony dostawcy mediów, a nie będą obciążały właściciela lokalu. Jeżeli nie jest to możliwe, postarajmy się sprecyzować procedurę rozliczenia, w tym dostarczania najemcy informacji o wysokości opłat dodatkowych. Tutaj najlepszym rozwiązaniem wydaje się poczta elektroniczna i przesyłanie faktur za media do najemcy, celem ich opłacenia do wynajmującego lub bezpośrednio do dostawcy mediów.

Pamiętajmy także o ograniczeniach ustawowych w zakresie podwyższania czynszu najmu. Tutaj również zastosowanie mają przepisy Ustawy o ochronie praw lokatorów. Szczegółowe określają one wysokość możliwych podwyżek, procedurę ich dokonywania oraz częstotliwość – nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Przy czym zmiana wysokości czynszu następuje po 3 miesiącach od wypowiedzenia. Ustawa wprost wskazuje, iż uzasadnione wysokości podwyżki to równowartość inflacji wskazanej przez GUS. Dlatego zawarcie w umowie najmu wyższej kwoty waloryzacji może okazać się nieskuteczne i problematyczne do wykonania.

Inne istotne postanowieni umowne

Przygotowując umowę najmu pamiętajmy także, aby zawrzeć w niej postanowienia dotyczące prawa do korzystania z lokalu przez inne osoby, w tym do jego podnajęcia – prawo lub zakaz bez zgody właściciela. Kwestia ta wynika z przepisów powszechnych, ale jej opisanie w umowie ma walor informacyjny i prewencyjny. Do innych istotnych postanowień należy także określenie prawa właściciela do kontroli lokalu oraz uprzedniego informowania o tym, czy wejścia do lokalu na wypadek awarii. W umowie postarajmy się także jasno określić kanały kontaktowe – mail, telefon, a także sposoby doręczenia korespondencji i jej skuteczność np. po dwukrotnym awizowaniu. Nie zapomnijmy także wskazać dokładną datę oraz podpisać się w sposób, który nie pozwoli na kwestionowanie podpisu w przyszłości.

Zapraszamy do zapoznania się z pełną wersją artykułu, która znajduje się TUTAJ.

Skontaktuj się z nami! tel. +48 577 194 294, email: biuro@gkradcowie.pl

 

WRÓĆ